Herramientas para gestión de negocios y proyectos digitales

Cuando tienes que encargarte de gestionar un proyecto, un grupo de trabajo u organizar un negocio nuevo, todas las tareas a realizar pueden amontonarse y convertirse en un auténtico dilema. No todo tiene que ser un problema. ¿Sabes por qué? Existe una gran cantidad de herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudarte.

Afortunadamente, tenemos al alcance de nuestra mano una serie de aplicaciones y herramientas que sin duda nos facilitarán la vida y nos harán disfrutar del proceso mientras cumplimos nuestros objetivos.

Si quieres conocer las herramientas de gestión de proyectos gratuitas, de gestión redes sociales, de organización de tiempo y muchas más, no te puedes perder este post.

• Cómo gestionar un proyecto digital
• Herramientas de gestión para negocios online
• › Organización de proyectos
• › RRHH
• › Comunicación interna
• › Comunicación con el cliente
• › Gestión de documentos
• › Gestión de redes sociales
• Conclusión

Cómo gestionar un proyecto digital

Si estás empezando un proyecto digital debes tener en cuenta diferentes aspectos como la planificación, organización, coordinación y ejecución, así como evaluar finalmente los resultados obtenidos.

Todo se desarrolla a partir de una idea, por ejemplo, abrir tu propia tienda online de moda femenina. Este será nuestro gran proyecto, con lo cual, debemos empezar a dividir esta idea en diferentes secciones. Por ejemplo: gestor de contenidos, redes sociales, comunicación interna, identidad visual, analíticas para medir los resultados y mucho más. Dentro de cada una de estas secciones podemos encontrar diferentes subsecciones o tareas por desarrollar.

Una vez más, que no cunda el pánico, las herramientas de gestión de proyectos gratuitas o de pago serán un gran aliado en esta aventura ya que nos facilitarán mucho la vida.

Herramientas de gestión para negocios online

Os vamos a mostrar diferentes herramientas de gestión de proyectos divididas por secciones según su finalidad. Con ellas aprenderás cómo organizar tu negocio simplificando y automatizando las tareas para que puedas centrarte en lo realmente importante.

Organización de proyectos

Comenzamos con una de las herramientas imprescindibles para gestionar tu negocio. Es fundamental tener claro nuestro objetivo y saber organizarlo y dividirlo en pequeñas tareas.

• Trello: Esta aplicación basada en el método Kanban cuenta con una versión gratuita que nos será de gran ayuda para gestionar pequeñas tareas de una forma visual, ordenada y flexible. Gracias a ella conseguiremos mejorar considerablemente nuestra productividad para dedicar el tiempo a las tareas destinadas a cada día. Su manejo es muy sencillo, consiste en rellenar un tablón con diferentes columnas; por ejemplo, una primera columna llamada “Tareas”, otra llamada “En proceso” y otra llamada “Finalizadas”. Una vez creadas, podremos añadir tareas en forma de tarjeta que podremos arrastrar con el ratón de una columna a otra. También tienes la opción de crear diferentes tablones y añadir a diferentes personas para poder usarlo al mismo tiempo. ¡Pruébala!

En el mercado cuentas con diferentes herramientas de gestión empresarial similares que pueden ayudarte. Por ejemplo: Asana, Todoist o Microsoft Planner, entre otras.

RRHH

A la hora de gestionar un proyecto en el que cuentas con un equipo detrás, es imprescindible tener un departamento destinado a recursos humanos. Este departamento será el encargado de gestionar las tareas de cada componente del equipo, analizar los puestos utilizados y requeridos para el proyecto, aspectos salariales, capacitación, contratación de más empleados, etc.

• Factorial: Su precio parte de los 3€/mes por cada empleado. Esta herramienta nos permitirá gestionar muchos de estos asuntos cómodamente. Tramitar modificaciones en el calendario laboral, como marcar vacaciones, ausencias o fechas especiales, será muy sencillo desde esta herramienta, a la par que gestionar al personal de tu proyecto o reclutar nuevos integrantes para el grupo. No te pierdas este gran software de gestión de personal y averigua cómo sacarle el máximo partido.

También puedes encontrar herramientas similares como Bizneo o Sesame.

Comunicación interna

Si trabajas con un equipo seguro que ya sabrás acerca de la importancia de estar bien comunicado con todos ellos. Una buena comunicación interna puede aumentar la productividad, así como la motivación de todos los integrantes.

• Telegram: Esta herramienta de mensajería ofrece gran cantidad de posibilidades. Partiendo desde comunicación por mensajería grupal, llamadas, canales de audio de grupo, programación de mensajes o posibilidad de compartir pantalla.
• Hangouts Meet: Os presentamos la herramienta para realizar videollamadas de Google. Esta herramienta permite realizar reuniones para empresas con un máximo de 100 participantes y una duración de 60 minutos en su versión gratuita. Para invitar a usuarios a la reunión, simplemente habría que facilitar una URL, así de sencillo.
• Slack: Este sistema de mensajería para empresas te permitirá mejorar la calidad de la comunicación interna de tu proyecto. Con slack podrás crear diferentes canales para diferentes clientes o proyectos, crear hilos a partir de un comentario, además de guardarlo o incluso pinearlo para poder acceder rápidamente. Te invitamos a que investigues acerca de todas las funcionalidades que ofrece desde su versión gratuita.

También tienes a tu disposición otras optativas como Skype o Microsoft Teams.

Comunicación con el cliente

La comunicación con tus clientes es fundamental como bien sabes. Por ello, es esencial que tengamos un canal de comunicación sencillo, rápido y al alcance de cualquier usuario. También es muy importante que en cualquier momento nuestros clientes sepan cómo comunicarse con nosotros así como facilitarle diferentes opciones para que puedan elegir la que más se acerque a sus necesidades.

• Whatsapp: Esta es la aplicación por excelencia para comunicarnos con familiares y amigos. Sin embargo, también puedes sacarle provecho en tu empresa ya que cuenta con su versión Business. Mantén una comunicación más cercana con tus clientes, automatiza y ordena mensajes o muéstrales tus productos o servicios. Sin duda, debes echarle un vistazo a esta herramienta de comunicación.
• Correo electrónico: Otro básico para comunicarte con tus clientes es el correo electrónico. Pero hay que tener en cuenta que los clientes no tendrán la misma sensación frente a un correo Outlook o Yahoo que Gmail. Ante esto, queremos decirte que la mejor opción es tener un correo profesional, por ejemplo el nuestro es hola@palbin.com. Para conseguir el tuyo simplemente necesitas contratar tu propio dominio y alojarlo en un hosting que te permita tener cuentas de correo electrónico.
• Chat online: Una herramienta que podrías utilizar para mejorar la comunicación con tus clientes es utilizar un chat online, por ejemplo, Zendesk. Gracias a esta herramienta, los clientes podrán ponerse en contacto contigo sin tener que salir de tu página web y en el mismo momento en el que se les plantea una duda.

Gestión de documentos

Mantener el orden de todos tus documentos es crucial, ya que la falta de control sobre tu material de trabajo puede afectar negativamente a la productividad y al buen desarrollo del proyecto. Si guardamos los archivos en un orden lógico, encontrar un archivo antiguo nos tomará apenas unos segundos. Una herramienta que podría ayudarte es:

• Google Drive: Creada por Google nos permite alojar gran cantidad de documentos de cualquier tipo con una capacidad de hasta 15 Gb en su versión gratuita, pudiendo ampliarse si contratas una ampliación de memoria. Puedes conectarte desde cualquier dispositivo conectado a internet y es perfecto para el trabajo colaborativo, es decir, puedes compartirlo tanto con tu equipo de trabajo, como con un cliente si le facilitas un enlace para compartir un documento. Este tipo de herramientas de gestión documental sin duda te serán de gran ayuda.

Gestión de redes sociales

No podemos olvidar que las redes sociales han llegado para quedarse, por lo que si vas a aprovechar el potencial que tienen, es necesario que cuentes con herramientas de gestión redes sociales. Te vamos a detallar alguna que puede serte de gran utilidad.

• Later: Con este software tendremos la posibilidad de crear, previsualizar, programar y gestionar diferentes redes sociales, como Instagram, Facebook, Twitter y Pinterest. Esta herramienta es muy visual, por lo que es un aliado 10 para no faltar al compromiso de publicar nuevo contenido. Además, también dispone de una versión gratuita.
• Facebook Business Suite: De la mano de Facebook podemos disponer de este software que te permitirá administrar tanto tu cuenta de Facebook como de Instagram. Con ella podrás gestionar tanto la creación, programación y publicación de tus posts y stories, cómo la gestión de mensajes recibidos, así como ver algunas de las estadísticas de tus publicaciones y recibir notificaciones. Sin duda esta opción también es otro gran acierto.

Conclusión

Ahora que conoces todas estas herramientas, y siempre acompañado del esfuerzo del trabajo diario, no esperes más y consigue aumentar la productividad de tu negocio. ¡Está en tu mano!